Comment bien choisir son outil de gestion de note de frais ?

Réputée pour être énergivore, chronophage et surtout engageant un nombre important de personnes au sein des entreprises, la gestion des notes de frais est la bête noire de nombreuses organisations. Et pourtant, il est difficile, voire impossible, de s’en débarrasser.

La seule solution possible étant de se tourner vers les outils numériques à l’instar des applications et des logiciels. À cet effet, quel outil de gestion de note de frais utiliser pour son entreprise ? Comment bien faire son choix ?

Les notes de frais : définition

Toutes les personnes employées du côté de la DRH des entreprises ont une idée précise des notes de frais. En effet, il s’agit de ses dépenses professionnelles engagées par un collaborateur dans l’exercice de sa profession. Il peut s’agir :

  • des frais kilométriques ;
  • des frais de repas ;
  • des frais d’hébergement ;
  • de l’achat d’un accessoire pour un téléphone portable professionnel ;
  • etc.

Quel que soit le cas, ces frais devront plus tard être remboursés par l’employeur. Deux modes de payement sont alors utilisés par ce dernier : le remboursement réel et le forfait. Si dans le second cas la gestion des notes des frais est peu complexe, dans le premier cas, l’employeur doit disposer d’un outil efficient de gestion de note de frais.

Les outils de gestion de note de frais

Longtemps restées sur support papier, les notes de frais ont très vite migré vers des fichiers numériques. Toutefois, cela ne garantissait pas encore une grande flexibilité, puisqu’il fallait toujours vérifier, saisir, calculer et rembourser. L’arrivée d’outils révolutionnaires comme les applications et les logiciels ont ouvert la porte à une plus grande aisance dans la gestion des notes de frais. À ce titre, pour quel outil de gestion de note de frais opter ?

L’application ou le logiciel de gestion de note de frais en ligne

Utiliser une application ou un logiciel de gestion de note frais en ligne est particulièrement adapté pour les collaborateurs qui ont une très grande mobilité. En effet, dans les deux cas, ils pourront enregistrer les différents frais professionnels engagés en mission depuis un Smartphone, une tablette ou encore un ordinateur portable. Aujourd’hui, le SaaS (Software as a Service) dans le cas des logiciels se distinguent par sa facilité d’accessibilité. Il en est de même pour les applications comme N2F qu’il est possible d’installer sur des supports digitaux.

Le logiciel de gestion note de frais en interne

Il s’agit d’un outil installé au sein même de l’entreprise. Pour ce faire, il faut bénéficier d’une licence d’utilisation et procéder à des mises à jour de façon régulière. Son principal avantage est alors la protection des données personnelles en interne. Néanmoins, du point de vue de la flexibilité, les applications et logiciels en ligne ont davantage la cote.

Les paramètres de choix d’un outil de gestion de note de frais

Quel que soit l’outil de gestion des notes de frais, certains critères doivent vous aider à faire un choix pertinent. Ainsi, vérifiez les différentes fonctionnalités que possède l’outil. Il s’agit entre autres :

  • d’un système de reconnaissance des caractères ;
  • d’une intégration du comptable ;
  • d’un stockage dans le Cloud ;
  • d’une gestion des structures d’entreprise ;
  • etc.

Par ailleurs, le nombre d’utilisateurs et la conformité du logiciel ou application aux règlementations de l’URSSAF ou de la direction des impôts sont également des paramètres à prendre en compte.

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